Termeni și Condiții

"Platforma" — aplicația web RentGuest Corporate, accesibilă la adresa business.rentguest.ro, inclusiv toate sub-paginile, API-urile și serviciile asociate.

"Furnizor" — PIXEL ARTISAN AGENCY SRL, CUI 35850659, J22/752/2016, cu sediul în Sat Valea Lupului, Str. Luminii 11, Et. 2, Cam. 10, Jud. Iași, 707410, operator al Platformei RentGuest.

"Client" — persoana juridică (societate comercială, PFA, etc.) care se înregistrează și utilizează Platforma în scopul gestionării cazării angajaților în regim hotelier.

"Utilizator" — orice persoană fizică (angajat al Clientului) care accesează Platforma cu un cont individual.

"Serviciu" — ansamblul funcționalităților oferite prin Platformă: căutare cazare, rezervări, aprobare, facturare, raportare.

"Proprietar" — persoana fizică sau juridică care listează apartamente pe marketplace-ul RentGuest.

Prezentul document reglementează condițiile de utilizare a Platformei RentGuest Corporate de către Clienți și Utilizatorii acestora. Prin crearea unui cont și utilizarea Serviciului, Clientul acceptă integral acești Termeni și Condiții.

Serviciul constă în:

• Portal web dedicat pentru căutarea și rezervarea de cazare în regim hotelier
• Sistem de aprobare a rezervărilor conform politicii de călătorie a Clientului
• Facturare centralizată lunară a tuturor rezervărilor
• Rapoarte și statistici privind cheltuielile de cazare
• Management al angajaților și drepturilor de acces

Pentru utilizarea Platformei, Clientul trebuie să creeze un cont Business furnizând: denumirea societății, codul unic de înregistrare (CUI), adresa sediului social, datele persoanei de contact și adresa de email.

Clientul garantează că informațiile furnizate sunt corecte, complete și actualizate. Orice modificare a datelor trebuie comunicată în termen de 5 zile lucrătoare.

Clientul este responsabil pentru securitatea credențialelor de acces și pentru toate acțiunile efectuate prin contul său. În cazul suspiciunii de acces neautorizat, Clientul va notifica imediat Furnizorul.

Obligațiile Furnizorului:

• Să asigure disponibilitatea Platformei conform SLA-ului agreat (minim 99.5% uptime lunar)
• Să proceseze rezervările în timp real și să confirme disponibilitatea
• Să emită facturi fiscale conforme legislației românești
• Să protejeze datele personale conform GDPR și legislației românești
• Să ofere suport tehnic conform planului contractat

Obligațiile Clientului:

• Să achite la termen facturile emise
• Să utilizeze Platforma exclusiv în scopurile declarate
• Să nu permită accesul neautorizat la conturile Utilizatorilor
• Să respecte politicile de utilizare și regulile Platformei
• Să informeze angajații despre condițiile de utilizare a Platformei

Furnizorul emite o factură fiscală lunară, în primele 5 zile ale lunii următoare, care include:

• Abonamentul lunar al Platformei (conform planului contractat)
• Comisionul per rezervare este suportat integral de furnizorul de cazare. Compania dumneavoastră nu plătește niciun comision de platformă pentru rezervările efectuate. Facturarea lunară include doar abonamentul platformei și rezervările efectuate.

Termenul de plată implicit este de 30 de zile de la emiterea facturii, cu excepția cazului în care s-a negociat un alt termen. Facturile se emit în format e-Factura, compatibil cu sistemul ANAF.

Întârzierea la plată atrage penalități de 0.1% pe zi de întârziere. La depășirea a 60 de zile, Furnizorul are dreptul de a suspenda accesul Clientului la Platformă.

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica funcționalitățile Platformei, inclusiv adăugarea sau eliminarea de funcții. Modificările semnificative vor fi comunicate cu minim 30 de zile înainte.

Modificarea prețurilor se comunică cu minim 60 de zile înainte de intrarea în vigoare. Clientul are dreptul de a rezilia contractul în termen de 30 de zile de la notificarea majorării de preț.

Furnizorul prelucrează datele personale ale Utilizatorilor în calitate de operator de date, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și Legii nr. 190/2018.

Detalii complete privind prelucrarea datelor sunt disponibile în Politica de Confidențialitate.

Clientul are obligația de a informa angajații săi cu privire la prelucrarea datelor lor personale prin intermediul Platformei.

Solicitările de export sau ștergere date se trimit la dpo@rentguest.ro. Cererile se procesează în maximum 30 de zile calendaristice.

Platforma, inclusiv codul sursă, designul, brandingul, textele și toate materialele asociate sunt proprietatea exclusivă a PIXEL ARTISAN AGENCY SRL și sunt protejate de legislația privind drepturile de autor.

Clientul primește o licență limitată, neexclusivă și netransferabilă de utilizare a Platformei pe durata contractului. Orice reproducere, modificare sau distribuire neautorizată este interzisă.

Furnizorul nu răspunde pentru:

• Daunele indirecte, inclusiv pierderea de profit sau de oportunități de afaceri
• Întreruperi cauzate de forță majoră sau mentenanță programată
• Calitatea apartamentelor listate de Proprietari terți
• Acțiunile Utilizatorilor care încalcă termenii de utilizare

Răspunderea totală a Furnizorului este limitată la valoarea abonamentului plătit de Client în ultimele 12 luni.

Clientul poate rezilia contractul în orice moment, cu un preaviz de 30 de zile, prin trimiterea unei notificări la adresa legal@rentguest.ro.

Furnizorul poate rezilia contractul în caz de:

• Neplata facturilor la termen (depășire 60 zile)
• Utilizarea abuzivă a Platformei
• Încălcarea gravă a acestor Termeni

La reziliere, datele financiare (facturi, contracte) sunt păstrate conform legislației fiscale românești (Legea 82/1991 — 10 ani).

Prezentul contract este guvernat de legea română. Orice litigiu va fi soluționat de instanțele competente din Iași, România.

Dacă o clauză a prezentelor Termeni este declarată nulă, restul clauzelor rămân în vigoare.

Furnizorul poate cesiona drepturile și obligațiile din prezentul contract, cu notificarea Clientului.